От вдумчивого чтения законодательных актов меня оторвал телефонный звонок. Еще не подняв трубку, я уже почему-то знала, что это Виталик:
- Привет, Нинок! Спасибочки тебе, конечно, большое за документы. Но набегался я еще с ними дай бог сколько. Оказывается Устав и Учредительный договор еще надо было сшить, сзади бумажечку приклеить. Потом со всем этим добром к нотариусу понесся, заверил эти документы и заявление о регистрации юридического лица, госпошлину 2000 рублей за регистрацию заплатил, опять в налоговую вернулся. Так они документы не берут. Идите, говорят, в такую-то комнату, там у нас человечек сидит, он данные по вашему предприятию в компьютер занесет, вам на дискетку информацию скинет, и только после этого вы снова к нам приходите. А дискетку-то не забудьте свою прихватить. И так далее, и так далее… Но можешь меня поздравить, документы на регистрацию у меня приняли. Сказали, что через пять дней будут готовы. А ты чего делаешь?
- Я? Да вот сижу. Пытаюсь вспомнить то, что никогда толком и не знала…
- Это ты о чем?
- О бухучете. Пока вопросов больше, чем ответов.
- Я-то думал, а оно-то оказалось. Сидит молодая, красивая женщина дома и чем занимается? Бухучетом!
- Если бы не ты, я бы про этот бухучет и не вспоминала. А так – дала тебе слово, приходиться держать…
- Учись, учись, полезно. Потом меня, дурака, будешь учить и на путь истинный наставлять. Кстати, ты не знаешь, вот я сейчас документы в налоговую сдал на регистрацию, а еще мне что нужно сделать?
Я хотела сказать свое любимое «я не знаю», но почему-то само-собой вырвалось:
- Виталь, я сейчас все у кого-нибудь узнаю и тебе перезвоню. Хорошо?
- Хорошо.
Я набрала сотовый номер еще одной нашей одногруппницы-бухгалтерши Панфиловой Елены, и начала излагать суть своей проблемы.
- Так. Значит, документы на регистрацию у Вас взяли. Хорошо. Еще Вам нужно открыть счет в банке, изготовить печать, если еще не сделали, получить свидетельство из статистики, зарегистрироваться во внебюджетных фондах. Они, налоговики, хоть и говорят, что у них сейчас система «одного окна», и вам, нашим любимым налогоплательщикам, теперь придется меньше по разным инстанциям бегать, но на практике получается, что они из налоговой только регистрационные письма во внебюджетные фонды рассылают, а уведомления о регистрации в этих самых фондах приходиться самостоятельно потом забирать. Одна статистика чего стоит. Там очереди вечно такие, как будто за колбасой в 80-е годы. Пока всех обойдешь, всех добрым и недобрым словом помянешь…
- Понятно. Значит, как только документы с регистрации заберем, нам нужно сделать следующее:
1. Изготовить печать.
2. Обойти фонды (Фонд социального страхования, фонд медицинского страхования, фонд занятости , пенсионный фонд) и статистику, и получить в них уведомление о регистрации в этих органах нашего предприятия.
3. Открыть расчетный счет в банке.
Все? Или что-то забыла из того, что ты сказала?
- Да нет, вроде бы пока все. Только не забудьте в налоговую свою сообщить об открытии расчетного счета в течении 10 календарных дней, а не то они вас штрафанут за не предоставление сведений об открытии расчетного счета.
- На сколько штрафанут?
- Не помню. Открой налоговый кодекс да посмотри. Еще вопросы есть, госпожа начинающий бухгалтер?
- Есть.
- Давай излагай свои вопросы, пока у меня есть немного времени.
И я начала перечислять:
1. Как правильно составить приказ о назначение главного бухгалтера, и на директора тоже, и на заместителя директора.
2. Как сделать учетную политика предприятия и что это такое.
3. Как сформулировать требования главного бухгалтера к работникам организации по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению необходимых документов в бухгалтерию.
4. Как составить рабочий план счетов бухгалтерского учета, и из каких счетов он должен состоять – только синтетических, или в него нужно включать и субсчета, и аналитические счета?
- О, девушка! Вы даже знаете, что такое субсчета, синтетические и аналитические счета. Значит, у тебя с бухучетом не все так плохо, как я вначале подумала.
Я даже обиделась немного, но предпочла промолчать. Мне нужна была информация, и информация не с потолка, а полученная от профессионала, поэтому было выгоднее сейчас проглотить едкое замечание, чтобы потом впоследствии можно было вернуть «должок» той же монетой.
Моя собеседница на том конце провода выражения моего лица не видела, мысли мои читать не могла да и не умела, поэтому продолжала дальше как ни в чем не бывало:
- Что там у тебя в списке на первом месте стоит?
- Как правильно составить приказ о назначении главного бухгалтера, директора и прочих…
- Вот именно – и прочих. Потому что как театр начинается с вешалки, так и любое предприятие начинается с учредительных документов. Вы их, кстати, все сделали?
- Вроде бы все. Мне Татьяна Бочинина скинула шаблоны, я все сделала, как она объяснила. Виталик сегодня все сдал. Вроде бы формально все документы есть. А уж насколько все внутри правильно или неправильно – я не знаю.
- Не расстраивайся. Если что-то неправильно написали, всегда можно внести изменения в учредительные документы. Но не об этом речь. В состав учредительных документов должен входить протокол общего собрания учредителей или акционеров (в зависимости от организационной формы). В нем отдельным пунктом должна стоять фраза «Назначить на должность директора такого-то такого-то» и подписи учредителей, что они согласны с этой кандидатурой. Это может быть как лицо со стороны, так и один из учредителей. Только редко кто помнит, что для того, чтобы в протоколе появилась фамилия этого директора, он должен предварительно написать заявление на имя учредителей предприятия о том, что он – Иванов Иван Иванович – просит назначить его на эту директорскую должность. А то во многих предприятиях, в которых я работала, протоколы были, а заявление от предполагаемого и впоследствии выбранного общим собранием учредителей директора не было. Ведь со стороны как это выглядит? Собрались учредители, назначили Васю Пупкина директором предприятия, а он вовсе и не хотел им быть. Поэтому, чтобы все было правильно – нужно, чтобы директор написал заявление о своем желании таковым быть тем же числом, каким датирован протокол общего собрания учредителей о его назначении. Это первое. Директора всегда назначают, и заметь, снимают, только на основании решения совета учредителей. Второе. Когда у тебя на руках есть заявление от человека, который желает занять какую-либо должность в вашей фирме, ты должна составить приказ о приеме на работу данного сотрудника. Приказ № 1 о приеме работника будет составлен на директора и подписан учредителями. Но… тут есть один нюанс. Прежде чем набирать штат сотрудников и составлять приказы о их приеме на работу, ты должна составить штатное расписание. Это такой небольшой план, в котором будет написано сколько сотрудников вы планируете обеспечить работой, и какую заработную плату за выполнение их должностных обязанностей вы планируете им платить. Вот в соответствии с эти планом и набирается штат сотрудников. Если вдруг появляется необходимость ввести новую штатную единицу, составляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Вот и получается, что первое, что ты должна сделать в своем новом предприятии – это составить штатное расписание по унифицированной форме Т-3 . Какие должности у вас будут, и какие зарплаты – это вы решаете с директором сами, или он решает один. Второе. Желающий занять вакантную должность (это при условии, что вопрос о его приеме в штат ваших работников уже согласован и одобрен руководством) пишет заявление о приеме на работу, где указывает, с какого числа, в какой должности, и на каких условиях (постоянная работа, временная, совмещение, совместительство, сезонная работа) он у вас будет работать. В конце каждого заявления пишется формальная фраза «с окладом согласно штатного расписания». На основании его заявления составляется приказ о приеме на работу за подписью директора предприятия, где отдельной строкой должно быть указано, что принимаемый работник с приказом о его назначении на должность ознакомлен. Далее, или одновременно с введением штатного расписания, в идеале на каждую должность должна быть составлена должностная инструкция, где будет четко расписаны должностные обязанности работника, чтобы потом не пришлось слушать фразы «а это не мои обязанности», «мне этого не говорили при приеме на работу» и так далее…. Опять же, если человек тебя не устраивает, и явно не выполняет те обязанности, что ты планировала на него переложить, его можно будет уводить за несоответствие занимаемой должности. А если нет должностной инструкции, то трудно определить как круг его обязанностей, так и меру ответственности данного работника. Понятно излагаю?
- Да вроде бы пока все понятно.
- Если пока все понятно, тогда дальше по этому же вопросу. Приказ о приеме работника составляется по унифицированной форме Т-1 , утвержденной Постановлением Госкомстата № 1 от 05 января 2004 года.
- Ничего себе. Ты что номера всех приказов и инструкций наизусть, что ли, помнишь?
- Ну, всех не помню. А те, с которыми приходиться постоянно сталкиваться, сами в голове оседают. Поработаешь с моё, еще и не так будешь номерами инструкций и прочих документов оперировать. Но давай дальше. Если в один день ваше предприятие принимает на работу несколько сотрудников, составляется приказ по унифицированной форме Т-1а. То есть с приказами и прочими документами, необходимыми при приеме на работу разобрались. Дальше ты должна составить и вести табель учета рабочего времени поунифицированной форме Т-13, где отмечаешь, кто и сколько дней в текущем месяце проработал. Для этих же целей существует еще унифицированная форма Т-12, но она уж очень большая и для малых предприятий не очень-то подходит. Но в этой форме Т-12 есть условные обозначения, которые используются при заполнении табеля учета рабочего времени. Вообще-то, конечно, это работа инспектора по учету кадров, но на маленьких, а точнее сказать, малых предприятиях, где небольшой штат, директора всю эту работу перекладывают на плечи главного бухгалтера или бухгалтеров, если их несколько человек. К слову сказать, главный бухгалтер в малых предприятиях – это и секретарь, и кадровик, и бухгалтер, и кассир. И хорошо, если еще и не уборщица.
Я засмеялась.
- Фигаро там. Фигаро тут?
- Ну да, что-то типа этого. Только когда ты сама в это болото окунешься, я думаю, что тебе будет не до смеха. Так что слушай внимательно, и на ус мотай.
- Да я слушаю, и даже записываю за тобой. Основные моменты.
- Пиши-пиши, а то второй раз мне может быть и не захочется тебе все так подробно разжевывать. Да, чуть не забыла. У каждого вновь принятого работника нужно снять ксерокопию с паспорта, копию с регистрационного свидетельства в Пенсионном фонде и копию со Свидетельства о присвоении ему ИНН. Потому что в конце года нужно будет сдавать отчеты в налоговую и в пенсионный фонд, и тебе все эти данные пригодятся. Да и так, на всяких пожарный случай, у тебя все это должно быть под рукой. Если у человека нет свидетельства из Пенсионного фонда, ты должна в течение 10 дней после приема его на работу подать на него сведения в свое районного отделение пенсионного фонда, и получить регистрационный номер. Если нет Свидетельства о присвоении ИНН, отправляй «физика» в его районную налоговую за ИНН. Но, если он по каким-то личным соображениям, этого делать не хочет, то тут ничего не поделаешь. Налоговый кодекс говорит, что получение физическим лицом ИНН желательное, но не обязательное. А вот регистрационный номер пенсионного свидетельства обязателен. Иначе предприятие оштрафуют за не предоставление сведений, или неполное предоставление сведений. Итак, что еще? Еще, если работник устраивается к вам на постоянную и основную для него работу, он должен предоставить и оставить у тебя свою трудовую книжку. Если у него нет трудовой книжки, то ты должна ее завести и заполнить. Потому что по трудовому кодексу, если работник проработал на предприятии пять и более дней, в трудовой об этом делается запись. Еще один момент. Если человек устраивается к вам на постоянную работу в середине года, то он должен принести справку по форме НДФЛ с предыдущего места работы, и если у него есть желание получать налоговый вычет по подоходному налогу, еще и заявление написать с просьбой о предоставлении этого самого налогового вычета. Ты когда начнешь все сама делать, я тебе уже все это на твоих документах расскажу и покажу, а то я сейчас тебе все расскажу, а ты, когда начнешь делать все это, опять будешь спрашивать. Да, еще на каждого работника (будь-то постоянный работник, или совместитель) заводиться личная карточка работника по унифицированной форме Т-2. Я обычно ее заполняю, внутрь кладу ксерокопии всех его документов плюс ксерокопию диплома об образовании, копию трудовой и, если он предоставлял при приеме на работу свое резюме, то и резюме туда же. Итак. Считаем, что с первым вопросом вроде бы разобрались. Огласите, пожалуйста, пункт номер два.
- Пункт номер два. Как правильно сформировать учетную политика предприятия и что это такое.
- Начнем с «что это такое». Учетная политика – это опять же документ, составляемый директором, директором вместе с бухгалтером, или одним бухгалтером, но всегда утверждаемый приказом директора, в котором раскрывается методология бухгалтерского и налогового учета предприятия в этом году.
- Как ты сказала? Методология бухгалтерского и налогового учета? А что, это две разные вещи что-ли?
- Да. Разные. Бухгалтерский учет – это правильное отражение информации с первичных документов на счетах бухгалтерского учета. Налоговый учет нужен для правильного расчета налогооблогаемой базы по различным налогам.
- И что? Все так ужасно? На каждом предприятии ведут два вида учета?
- Чисто теоретически – да. На практике учетную политику предприятия пишут так, что бухгалтерский и налоговый учет по большинству позиций совпадает. Учетная политика предприятия составляется сроком на один год, и является неизменной в течении всего этого периода. Это в теории. На практике сначала пишут учетную политику, потом целый год ее корректируют под свой учет, и в конце года распечатывают красивый вариант и подшивают в приказы за январь. Или вообще, пишут уже в конце года под свой учет. Но ты сначала напиши. А потом корректируй. Иначе никогда не разберешься в этом вопросе. Раньше налоговики просили сдавать учетную политику в налоговую вместе с балансом в начале года, и потом приходилось в налоговую бегать с письмами «Просим вас внести изменения в учетную политику предприятия». Сейчас такого нет, во всяком случае в нашей налоговой. За другие не буду ручаться. У всех ведь по-разному наделенные государственной властью себя ведут. Сама учетная политика предприятия составляется на основе «ПОЛОЖЕНИЯ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ «УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ» (ПБУ 1/98). Вот ты сначала этот документ почитай, сама над ним голову поломай, а потом я на твои конкретные вопросы буду отвечать. А то, пока ты его не читала – все мои рассуждения на эту тему – пустая трата времени. Так что переходим к пункту три.
- Пункт три. Как сформулировать требования главного бухгалтера к работникам организации по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению необходимых документов в бухгалтерию.
- Это будет тоже такая своеобразная инструкция, только внутренняя для предприятия, где ты должна подробно расписать, кто (имеется в виду должность работника) и в какие сроки должен предоставлять в бухгалтерии соответствующие документы. Тебе же легче будет. А то начнешь баланс составлять, а у тебя половины бумаг не окажется. Будешь потом сама бегать, нервничать, а так – если у тебя есть такая внутренняя инструкция, то тебе будет гораздо легче, и опять же ты точно будешь знать кто и в чем виноват и с кого и что спрашивать. Гораздо проще потратить несколько часов или дней на написание этого документа, и потом просто контролировать его исполнение, чем потом слезы по щекам размазывать и всех виноватыми делать. Короче. В этом инструкции ты должна написать, что, например, документы по отгрузке товары должны быть сданы в бухгалтерию не позднее 5 или 10 числа, материальный отчет по складу не позднее 5 числа опять же, допустим, и так далее подробно по каждой позиции Вашего учета. Если тебе нужна основа, я могу тебе и эту инструкции скинуть, и должностные инструкции работников тоже.
- Нужны, конечно. Она еще спрашивает. Получается, что с тремя вопросами мы разобрались. У меня еще один остался: как составить рабочий план счетов бухгалтерского учета, и из каких счетов он должен состоять – только синтетических, или в него нужно включать и субсчета, и аналитические счета?
- Я повторюсь, но судя по тому, что ты уже употребляешь слова «синтетический счет», «субсчет», «аналитический счет» сам План счетом и Инструкцию по его применению ты уже видела.
- Видела. Только мне это мало что дало. Я на него посмотрела, как баран на новые ворота, инструкцию по диагонали почитала. Разделы посмотрела, в Инструкции по применению Плана счетов прочла, что в каждом разделе отражается, и все. Нет, вру, не все. Потом я мысленно представила себе, что все эти счета от 01 до 99 нужно выучить наизусть, и мне заплохело. И как только бедненькие бухгалтера помнят наизусть название всех этих счетов? Так мало того, что они названия помнят, так они еще и какие-то проводки наизусть должны знать? Я тут недавно в книжном магазине книжку видала «5000 бухгалтерских проводок». Тогда-то я даже и не задумалась, вот только сейчас мысль мелькнула – а что, все пять тысяч нужно знать наизусть?
- Да нет. Все 5000 или сколько их там, наизусть знать не нужно. Нужно просто понимать экономическую сущность составляемой проводки, ну и, конечно, иметь опыт за плечами, чтобы, что называется, нутром чувствовать, где может быть ошибка. Учить проводки не нужно, их нужно просто понять.
- А ты сразу же поняла?
- Да ты что! Я ведь такой же обычный человек, как и ты. Я когда первый раз услышала как бухгалтера между собой общаются, подумала, что попала на другую планету. «Дебет счета такого-то, кредит счета такого-то, сумма НДС, здесь кредитуется, там дебетуется» и все в таком духе. Пока я стала их нормально понимать, не меньше полугода прошло. И это при том, что я каждый вечер занималась самообразованием. Прям как ты сейчас. Я почему тебе сейчас все это так подробно рассказываю, потому что сама не мало шишек набила, пока до сути дошла. Мне ведь мало кто что объяснял. Всем некогда, у всех свои дела, и уж если совсем начистоту, то многие и не совсем все правильно делают, а делают так, как привыкли, или как подружка посоветовала, потому что как правильно делать не знают. Вот поэтому, во-первых, ничего не объясняют, а во-вторых, еще на тебя же за твои вопросы и злятся. Ты пойми, что для профессионального бухгалтера основой всех его рассуждений и выводов является первоисточник (Закон, Инструкция), а не ОБС.
- А что это такое ОБС?
- Одна Бабка Сказала. Но мы отвлеклись. По поводу рабочего плана счетов. Во-первых, рабочий план счетов является приложением к Учетной политике предприятия. Во-вторых, в рабочем плане счетов отражаются аналитические счета и субсчета, как присутствующие в Плане счетов, так и введенные самостоятельно. Вот, например, счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». К нему в Плане счетов открыто три субсчета:
19.1. Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств
19.2. Налог на добавленную стоимость по приобретенным нематериальным активам
19.3. Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам
Если тебе этих субсчетов мало, ты имеешь полное моральное право, открыть еще субсчета. Вот в 1С они уже сразу же добавлены:
19.4. Налог на добавленную стоимость, уплаченный таможенным органам
19.5. Акцизы по оплаченным материальным ценностям.
Вот и смотри. Взяла План счетов, дополнила его своими субсчетами, и получила Рабочий план счетов для своего предприятия. Его также как и учетную политику предприятия распечатывают только в конце года, потому как в течение года может возникнуть необходимость его откорректировать. Не будешь же ты по нескольку раз его перепечатывать. У тебя и без этого работы хватит выше крыши. А если ты хочешь разобраться в Плане счетов более досконально, а не просто зазубрить названия счетов, почитай что-нибудь на тему «Классификация бухгалтерских счетов по экономическому содержанию». Если у тебя на сегодня все, то давай свой электронный адрес, я тебе сейчас все, что обещала, на него скину. И, если ты не против, давай прощаться. У меня работы много. Впрочем, как всегда.
Я продиктовала адрес, и была так благодарна Панфиловой за подробный инструктаж, что даже перестала на нее сердиться за едкое замечание в начале нашего разговора. Все это такая ерунда по сравнению с тем, что она мне рассказала. Кажется, у меня потихоньку начала вырисовываться какая-то картина построения системы бухгалтерского учета на предприятии. А это уже было немало.